Voor je er erg in hebt, ben je zomaar verworden tot thuiswerker. En voor je het weet, zijn er een paar maanden voorbij dat je niet - of veel minder frequent - op locatie aan het werk bent geweest. En dat er dus dingen blijven liggen. Een van die dingen, weten wij uit ervaring, is de auditplanning. Die ligt er in deze tijden vaak maar verloren bij. Maar hoe zit het nou met interne audits tijdens COVID-19?
Handhaven auditplanning
Bij veel organisaties merken we dat de taken die bij ‘de ISO’ horen op een laag pitje zijn gezet tijdens de corona-crisis. Terwijl dat nu juist niet hoeft, en ook niet de bedoeling is. Zo stelt ook de Stichting Coördinatie Certificatie voor Managementsystemen voor milieu en gezond en veilig werken (SCCM) in hun memo ‘Aandachtspunten uitvoering interne audits tijdens COVID-19-crisis’ van 16 juni jl. De planning zou nu eenmaal moeten blijven staan, zeker met de mogelijkheid van een audit op afstand (of: remote audit).
In het begin van de Corona-crisis was er nog redelijk wat onduidelijkheid over audits op afstand: kan een certificatie-audit geheel op afstand worden uitgevoerd? Kunnen alle onderwerpen wel remote geaudit worden? Mogen we de interne audits nu schrappen voor dit jaar? Maar ook: is er wat flexibiliteit mogelijk bij het plannen van externe audits in verband met vervaldatums van certificaten?
Wat kan, mag, en moet er nu?
Inmiddels zijn er vanuit onder meer het International Accreditation Forum (IAF) en nu ook het SCCM wat antwoorden gekomen. Zo stelt het SCCM dat de interne audits gewoon doorgang moeten vinden, tenzij de wijziging van de planning goed gemotiveerd kan worden. Dat kan ook betekenen dat men weer op locatie aanwezig moet zijn om te auditen of om geaudit te worden, uiteraard met inachtneming van de richtlijnen van het RIVM.Verder mogen ook –waar mogelijk- procesbeheersing en V&G risico’s in het kader van OHSAS of ISO 45001 op afstand geaudit worden volgens het IAF, in tegenstelling tot een restrictie die eerder was opgenomen in IAF MD5. In theorie is het zo mogelijk om een hele certificatieaudit op afstand uit te voeren.Tot slot is de transitieperiode voor ISO 45001:2018 volgens het IAF verlengd tot 30 september 2021, en is het in bepaalde gevallen mogelijk om de vervaldatum van een certificaat ‘op te rekken’.
Meer van dit soort vragen en antwoorden is te vinden in de FAQ van het International Accreditation Forum (IAF), kijk daar vooral eens rond als je met een dergelijk vraagstuk zit. Een andere optie is om ons gewoon even te contacten; waar mogelijk helpen we graag!