verbeteren
Ieder systeem dat we gebruiken wordt op één of andere wijze onderhouden om de levensduur te verlengen, en in een ideale wereld ook verbeterd. Uw interne bedrijfsvoering is ook een systeem. Een managementsysteem, zo u wilt. Ook een managementsysteem ‘kost’ onderhoud en wil steeds een beetje beter worden.
Om uw prestaties op peil te houden, of te kunnen verbeteren, moet uw bedrijfsvoering altijd op orde zijn. Dat vergroot uw kans op succes. Het behalen van uw doelstellingen.
Wat is daar voor nodig?
Dat is uiteraard afhankelijk van hoe goed het gaat. U bepaalt dat door uw resultaten te vergelijken met uw doelstellingen. U neemt uzelf de maat op het terrein van uw managementsysteem. Voldoen aan klanteisen, beperking milieubelasting of verhogen van de veiligheid. Uw bedrijfseconomische performance is het resultaat van goede bedrijfsvoering.
Het uzelf-de-maat-nemen houdt ook dat u zichzelf een spiegel voorhoudt en zich afvraagt of u zich aan de eigen afspraken en voornemens houdt. En of uw beleid dan wel de juiste is.
En wat doen wij dan?
Vooropgesteld: u blijft eigenaar van het systeem. Het is uw bedrijfsvoering. De eindverantwoordelijkheid blijft bij u liggen. Dat willen we even zeker stellen. U blijft ‘in control’. Natuurlijk willen we zo veel mogelijk voor u betekenen. Dat zit in onze aard. Maar we gaan niets doen waar u het nut niet direct van inziet.
De gegevens om uw resultaten te vergelijken met uw doelstellingen komen voort uit uw eigen bedrijfsprocessen. Voor een deel zijn dit de gegevens die u nodig hebt om uw bedrijfsprocessen uit te voeren. En voor een deel de resultaten van de diverse controles die u uitvoert. Eindcontroles op uw product, het controleren van uw energierekening of het in de gaten houden van het ziekteverzuim.
Deze gegevens bevatten (vaak, maar niet altijd) aanwijzingen waar verbeteringen mogelijk zijn. Of nodig. We kunnen voor u deze gegevens analyseren om trends te ontdekken. Zodat u geen ad hoc maatregelen meer neemt. Dus niet tot actie overgaan omdat er de afgelopen week – toevallig – drie keer iets fout is gegaan. Maar onderzoeken of er een structureel probleem aan ten grondslag ligt.
Op basis van deze analyses doen we voorstellen. Soms gewoon ‘regulier’ onderhoud, soms ‘preventief’ onderhoud. Verbeteringen in uw bedrijfsvoering. U bepaalt welke voorstellen worden uitgewerkt. En door wie. Natuurlijk staan we klaar met onze gereedschapskist. Maar we laten de keuze ook hier weer volledig aan u.
Verbeteringen kunnen leiden tot aanpassingen in uw documentatie. Bijvoorbeeld een verandering in werkwijze eenduidig te kunnen communiceren. Een kleine verandering in één document kan gevolgen hebben voor andere documenten. De samenhang tussen de documenten moet behouden blijven. Geen hogere wetenschap, maar wel een secuur klusje. Mede omdat ook het oog moet worden gehouden op de eisen die de norm stelt voor wat betreft documentatie. We doen het graag voor u, het documentenbeheer.
Interne audits
Ook zoiets. Onderdeel van de eerder genoemde spiegel. Bedoeld om zelf te doen. Maar we kunnen ons goed voorstellen dat het u toch te veel tijd vergt om tot een eigen gekwalificeerd auditteam te komen. We kunnen het gehele programma voor u beheren, maar ook uw team aanvullen daar waar ‘gaten’ ontstaan. Dat varieert van het voeren van auditgesprekken, onderzoeken van ‘dossiers’ of het uitwerken van de rapportage.
De cyclus binnen uw bedrijfsvoering eindigt met het oordeel van de directie. De directiebeoordeling. A.k.a management review. In feite niet meer en niet minder dan een periodieke (!) terug- en vooruitblik van uw directie. Of hoogste management. Geen ingewikkelde analyses – die zijn namelijk al gedaan – maar het op zich laten in werken van de uitkomsten van deze analyses. En op basis daarvan bepalen of er wijzigingen in aanpak of beleid nodig zijn. Uw boodschappenlijst voor de komende periode. Dat kunnen we op een ‘klassieke’ manier doen, maar er zijn best wel wat variaties mogelijk om wat meer inspiratie te creëren. Ook hier geldt weer, dat het bij uw organisatie moet passen.