E.On

Situatieschets

​

E.ON is een van de grootste energieleveranciers ter wereld. En natuurlijk ISO 14001 gecertificeerd. Onderdeel van ISO 14001 is het minimaal voldoen aan milieuwet- en regelgeving. Tijdens de externe audit bij E.ON was de wijze waarop zij zicht hielden op relevante milieuwet- en regelgeving en daarmee het voldoen aan vergunning-voorschriften een punt van aandacht. Geen afwijking van de norm, maar wel een vraagteken of dit voldoende was om naleving te borgen. Voor nu nog gehonoreerd. Bij een volgende audit dienden zij echter ook echt aan te kunnen tonen dat de naleving van de genoemde wetten en regels is beheerst.

 

Frustrerend, want zij waren overtuigd dat de praktijk voldeed. Ze konden het alleen op systeemniveau niet aantonen. De document-compliance ontbrak.

​

Vraagstuk

​

Kan ISOLEASE helpen de implementatie van de vergunningseisen in het managementsysteem inzichtelijk te maken? Ja, hoor. 

 

Oplossing

 

De eerste stap in het project was het beschikbaar en bewerkbaar maken van de verschillende vergunningseisen. Alle voorschriften in één grote ‘Excelbak’. Want wat we zouden gaan doen was het opzetten van een compliance-register. Een wat?! Een overzicht van alle vergunningseisen waarin wij aangeven in welk document en/of registratie van het managementsysteem beschreven zou moeten staan dat en hoe aan de vergunningseis wordt voldaan.

​

Dit resulteerde in een werkelijk ENORME verzameling van voorschriften. Soms elkaar aanvullend, maar ook elkaar tegensprekend. Het werd ons duidelijk waarom E.ON deze klus (nog) niet zelf op deze manier had opgepakt: In de dagelijkse hectiek van SHE-afdeling binnen een organisatie als deze, is geen plaats voor dergelijk tijdrovend monnikenwerk. SHE betekent monitoren dat alle werkzaamheden veilig en met name zonder onnodige milieubelasting verloopt. In de centrale. In de praktijk. Niet op papier.

 

Voor iedere vergunningseis hebben we uitgezocht in welke documenten beschreven zou moeten staan hoe hieraan wordt voldaan. En welke registraties (inspectierapporten, auditrapporten, etc.) kunnen worden gebruikt om dit aan te tonen.

 

Vervolgens hebben we – drie man sterk! – de documenten ook inhoudelijk beoordeeld: staat het er daadwerkelijk? Deze beoordeling was tijdrovend. Dit betekende namelijk dat ieder document, eerder geïdentificeerd, van A-tot-Z moest worden gelezen. Soms hadden we direct het juiste document te pakken, soms ook niet. In het laatste geval betekende dit dat we toch verder zijn gaan zoeken naar een onderliggend document wat de ‘borging’ beschrijft. Voor alle voorschriften waarvan wij vonden dat niet voldoende zeker is dat de documentatie invulling gaf, hebben we een voorstel geformuleerd.

 

Missie geslaagd

 

Uit wat ons ter ore is gekomen uit de opvolgende externe audit, bleek dat de Certificatie Instelling vertrouwen had in de gekozen vorm en uitwerking. Niet dat de mening van een CI het einddoel is, maar het is altijd prettig als een onafhankelijke partij een dergelijke mening heeft.

 

Deliverables

​

Een overzicht met alle op te nemen aanvullingen en wijzigingen om het managementsysteem geschikt te maken om zo alle vergunningeisen te managen.

 

Een slim compliance-register, met vele handige velden en zoekopties waarmee het opvolgen en bijhouden van de door ons geleverde status-quo sterk vereenvoudigd is. E.ON kan nu zelf periodiek en aantoonbaar toetsen of zij aan alle vergunningseisen voldoet.